COMO OS BANCOS PODEM ACELERAR A INOVAÇÃO ATRAVÉS DA DIGITALIZAÇÃO E AUTOMAÇÃO.

Ao tentar digitalizar ou melhorar o desempenho de um processo, a automação aparece como uma solução tentadora. Embora a automação possa ser efetiva, ela pode também trazer desperdícios e falhas mais rapidamente. A automação de processos de empresas (BPM – Business Process Management) pode ajudar instituições financeiras a minimizar este risco.

Sem um claro entendimento sobre os processos diários de uma empresa, é impossível implementar qualquer mudança, automatizar processos ou fazer melhorias de uma maneira organizada, gerenciável e previsível. O pensamento de “Nós gostaríamos de reduzir custos, então, vamos automatizar nossos processos” é comum. Na maioria das vezes, é uma boa ideia, porém se a automação for implementada em um processo desatualizado ou não otimizado, o resultado não será o que foi desejado.

A verdade é que, em muitas empresas, a transformação, automação de processo e iniciativas de digitalização se tornam mais caras e menos eficientes do que o esperado porque elas são excessivamente focadas. Elas são, na maioria das vezes, tática, melhorando o processo de um único departamento ou automatizando um processo existente ao invés de construir um processo melhor para toda a empresa. BPM pode ajudar a solucionar esse problema.

O QUE É BPM?

De acordo com Gartner, “BPM é uma disciplina que utiliza vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos empresariais.”

Como um famoso componente de transformação de empresas, o BPM, se for bem implementado, pode ajudar a entender as empresas muito melhor. Além disso, pode ser a base de uma mudança em larga escala, melhoria contínua e automação. Essa abordagem poderia ser muito efetiva ao integrar as estratégias e objetivos das empresas, com as expectativas e necessidades dos clientes ao focar no processo de ponta a ponta.

IDENTIFICANDO PROCESSOS EXISTENTES

Primeiramente, processos complexos existentes que estão espalhados em diferentes departamentos e sistemas podem ser identificados. Isto pode ser feito documentando e fazendo os diagramas dos processos de “AS-IS”. Para grandes organizações, como bancos, esse passo é muito abrangente e vital para o futuro do processo, porque todos os processos são muito distribuídos, envolvem muitos participantes e diversos sistemas.

O modelo de processo de negócio “AS-IS” pode ser feito de algumas maneiras:

• Entrevista: Para perguntar questões sobre a execução de processos; • Observação: Para observar e documentar os processos que são executados; • Avaliação: Para enviar uma lista de perguntas a serem preenchidas para os entrevistados; • Sessões de JAD (Desenvolvimento de Aplicações Conjuntas): Para envolver o executor do processo a modelagem do processo.

AVALIAÇÃO E DESIGN

Depois de completar o conjunto de processos e chegar a conclusões sobre o fluxo detalhado, os processos identificados devem ser avaliados. Fatores como a complexidade do processo, o número de sistemas envolvidos, o tempo de resposta e assim por diante devem ser levados em consideração.

Nós devemos documentar os problemas com os processos existentes e encontrar algumas oportunidades de melhoria. A lista de elementos que podem causar problemas e indicar alguns processos "problemáticos" pode ser:

• Processo que possui uma burocracia desnecessária e inclui as atividades que não agregam valor comercial; • O processo é muito difícil de controlar. Não há um método automatizado para planejar e monitorar o processo (os gerentes utilizam muitos sistemas, como Excel, Access, etc.); • O processo é muito demorado; • O processo é arriscado. Muitas atividades manuais podem causar os erros; • O processo inclui etapas de retrabalho / verificação / revisão.

Depois disso, nós estamos prontos para iniciar o projeto dos processos "TO-BE". Os novos processos podem ser descritos, documentados e o conjunto de diagramas do processo deve ser concluído. Todas essas soluções alternativas também devem ser avaliadas de acordo com alguns critérios. Por exemplo:

• A complexidade de mudança de processo; • Custo x benefício; • Período de implementação.

IMPLEMENTAÇÃO

Todas as mudanças em larga escala para o negócio não são fáceis de serem implementadas. Portanto, não é óbvio iniciar a transformação do BPM com o processo mais complexo. Uma boa estratégia é iniciar a implementação em pequenas fases, perceber algumas alternativas em um único departamento e, depois, abranger as mudanças em departamentos. Certifique-se de que a equipe de transformação tenha bons fluxos de comunicação dentro da empresa e todos os participantes do processo e as partes interessadas tenham a informação sobre os objetivos de transformação e as etapas que elas estão. Geralmente, pode ser muito interessante envolver os especialistas dos processos "AS-IS" para a implementação dos processos "TO-BE".

REVISÃO E ANÁLISE

A empresa precisa revisar os resultados da transformação do BPM medindo alguns parâmetros, como:

• Indicadores Chave de desempenho (KPI – Key Performance Indicators) - em comparação aos processos "AS-IS" e "TO-BE"). • Retorno do investimento (ROI – Return on Investment) para cada processo tratado. • Custos e ganhos.

MELHORIAS

Após a identificação de áreas bem sucedidas e problemáticas, a empresa deve fazer alterações na estratégia de implementação do BPM ou nos processos desenhados. O objetivo final é alcançar o estágio “TO-BE” com avaliação contínua e melhoria de processos.

BENEFÍCIOS DO BPM

A transformação do BPM pode ser muito interessante pois ela traz muitas vantagens.

• Otimiza os processos operacionais e identifica desperdícios ocultos. Nesse caso, falamos sobre todos os tipos de desperdícios - dinheiro, tempo, esforços. • Diminui os custos e aumenta a lucratividade. • Supera as barreiras que retardam o desempenho e a inovação do negócio. • O BPM pode ser uma boa maneira de automatizar os processos. • Fecha brechas de processo entre as equipes de atendimento ao cliente e equipes operacionais. O BPM é uma maneira muito eficiente de melhorar os processos de back-office. Ao mesmo tempo, ajuda a melhorar o desempenho da experiência do cliente. • Melhora a colaboração entre funcionários, clientes e parceiros. • Diminui a dependência do fator humano.

O início da implementação do BPM significa o início da melhoria contínua e da transformação dos principais processos de negócios na empresa. Mas existem algumas regras que devem ser levadas em consideração ao longo da implementação do BPM.

• Os programas BPM requerem uma base sólida com metas claras e mensuráveis. • O BPM deve ser orientado para o negócio. É notável quando os objetivos da transformação do processo são formulados nos termos dos resultados comerciais. • É difícil atingir os objetivos sem gerenciamento profissional e atenção comercial às iniciativas do BPM. • O BPM deve ser integrado nas estratégias de negócios de longo prazo das empresas e deve ajudar a reinventar e transformar processos para proteger nas principais tendências (por exemplo, digitalização, expandindo a demanda de clientes devido ao uso de celular e redes sociais, etc.).

CONCLUSÃO

Business Process Management (BPM) não é fácil, mas não é impossível de implementar em uma organização de qualquer que seja o seu tamanho. Os processos "AS-IS" não são necessariamente ruins ou errados, mas com uma plataforma BPM os processos "TO-BE" podem ser ótimos. Este processo também é muito importante durante um período de transformação, como várias organizações estão vivenciando hoje.

CONFIRA O ARTIGO ORIGINAL EM:

https://thefinancialbrand.com/67772/business-process-automation-bpm-banking-digitization-automationmany-digitization-and-automation-initiatives-help-banks-fail-faster/